Organisation d’un trail : les points essentiels à considérer

Organiser un trail ne s’improvise pas, car il existe des exigences administratives et logistiques (ravitaillement, sécurité) précises à respecter en fonction du type de parcours (course nature, trail découverte,trail, ultra trail). La préfecture fournit tous les renseignements et documents nécessaires et le conseil des associations est également recommandé.

Les formalités administratives

L’organisation d’un trail impose de demander une autorisation au Préfet ou au sous-préfet au minimum 3 mois avant l’événement. De même, les propriétaires des terrains publics ou privés situés sur le parcours doivent donner leur accord écrit. La manifestation doit également être déclarée auprès de toutes les communes à traverser et de la Direction Départementale de la Jeunesse et des Sports.

Concernant la sécurité, il est indispensable de communiquer aux services de police et de gendarmerie le nombre d’agents à déployer et les autres exigences spécifiques à l’épreuve. Les entités assurant la prise en charge médicale doivent également être prévenues :

• la Croix-Rouge,
• les pompiers,
• le SAMU et le cas échéant,
• les établissements hospitaliers situés à proximité.

Enfin, la souscription d’une assurance est obligatoire pour couvrir la responsabilité civile de l’organisateur, ainsi que celle de ses préposés et de l’ensemble des participants. Tout défaut d’assurance est passible de sanctions très sévères.

Les conditions de participation

Tous les concurrents doivent remplir un bulletin d’inscription et fournir soit leur licence soit un certificat médical. La souscription d’une assurance individuelle accident est vivement recommandée. Tout au long du parcours, ils ne peuvent prétendre ni à une assistance personnelle ni à un accompagnement par des tiers en VTT. En cas d’abandon, le dossard doit être déposé au poste de contrôle le plus proche.

Le dispositif de sécurité

En premier lieu, la présence de signaleurs à tous les endroits potentiellement dangereux (sur les voies de circulation de véhicules, aux carrefours, etc.) est indispensable, tout comme celle de la Croix-Rouge avec un médecin pour une manifestation d’une certaine envergure.

L’organisateur du running doit aussi établir un guide des procédures incluant la description des dispositifs de sécurité et un plan d’organisation des secours. L’équipe doit comprendre au moins un médecin et une équipe paramédicale.

Côté matériel, ils doivent disposer d’un local ou d’une tente, d’un véhicule médicalisé, des équipements médicaux basiques et de moyens de communication pour être facilement joignables par les signaleurs, lesquels seront dotés de téléphones ou d’autres équipements adaptés au milieu. Les numéros des secours sont à afficher au minimum au point général ou sur chaque dossard.

Les zones de ravitaillement

Proposant des boissons chaudes ou froides et un en-cas solide, mais aussi la récupération de déchets, les zones de ravitaillement sont signalées par des panneaux 50 mètres avant la première table et 50 mètres après la dernière table. Les responsables de chaque point doivent en outre pouvoir communiquer avec les secours au besoin.

Le respect de l’environnement

Dans un souci de protection du patrimoine, le balisage du parcours doit se faire avec précautions pour éviter toute dégradation (inscription sur les murs, etc.) et les balises sont à récupérer en fin d’événement, à moins d’opter pour des balises biodégradables non polluantes.

Enfin, tous les coureurs doivent s’engager à respecter l’environnement, notamment en utilisant exclusivement les espaces de récupération installés au départ, à l’arrivée et sur les points de ravitaillement pour jeter leurs ordures.