Organisation de trail : les dépenses à prévoir

Tout projet sportif censé rapporter des gains substantiels requiert souvent un investissement important. Organiser un trail imposera ainsi des dépenses plus ou moins élevées. Bien calculer les besoins financiers de l’événement évitera d’avoir à gérer les dépassements de budget et leurs conséquences au niveau de l’organisation et du déroulement de la course.

Le trail, une course à pied spécifique

Le trail fait partie des disciplines de course à pied sur longue distance, sur plusieurs heures ou même plusieurs jours. Également appelé course nature ou plus rarement course de sentier, son trajet peut traverser des plaines et des forêts ou inclure des chemins de montagne. Le parcours doit être préparé à l’avance, entre autres avec la pose de balises pour que les participants ne se perdent pas.

Il est évident qu’organiser une course de cette ampleur requiert des compétences en gestion d’événements sportifs confirmées et un budget adapté. Ce dernier doit prévoir toutes les dépenses relatives à la planification et au déroulement de l’épreuve.

Les dépenses à prévoir dans le budget d’un trail

Plusieurs éléments sont à considérer dans le calcul du budget prévisionnel. Les estimations doivent être les plus exactes possible pour éviter les problèmes. Les dépenses seront généralement liées :

• À l’achat ou la location d’équipements et de lieux divers : groupes électrogènes, camion-traiteur, chapiteaux, parking, salles de réunions, etc. Prévoyez également d’éventuels droits de passage sur certaines propriétés privées ou publiques.
• Au ravitaillement de course et au ravitaillement d’arrivée : aliments énergétiques sur le trajet et aliments de récupération à l’arrivée. Calculez les dépenses en fonction du nombre de participants prévus et n’oubliez pas d’inclure les repas de vos collaborateurs sur le projet le jour J.
• À l’assurance : les clubs disposent en principe d’une assurance annuelle. Les associations et autres organismes non sportifs devront se renseigner auprès de leur assureur.
• À l’achat des tenues des participants (tee-shirts et dossards), et éventuellement celles de l’équipe organisatrice.
• Au balisage du parcours : les matériels sont à choisir avec soin. Autant que possible, optez pour les matières écologiques et réutilisables.
• À l’achat des récompenses et des lots divers : pour les gagnants, pour les finissants ou pour tous les participants.

Les secouristes, le chronométreur et éventuellement l’inscription en ligne sont également à inclure dans les estimations, sans oublier la caisse « frais imprévus ».

Comment limiter les dépenses ?

Il existe différentes solutions qui permettront à l’organisateur de course à pied de limiter les dépenses liées à l’événement, notamment la recherche de sponsors qui pourraient contribuer par des dons en nature ou pécuniaires. Embaucher des bénévoles pour servir sur les postes de ravitaillement est également courant, il faudra toutefois prévoir leurs repas.