Bien organiser la distribution des dossards

De leur conception à leur distribution, les dossards risquent de donner du fil à retordre aux organisateurs de course à pied s’ils ne s’y prennent pas convenablement. Le travail s’annoncera d’autant plus fastidieux si le nombre de participants est particulièrement élevé. Une planification minutieuse des différentes tâches rattachées à cette opération s’impose ainsi pour éviter les problèmes.

A – La gestion des dossards : une tâche complexe

Les dossards portent les numéros attribués à chaque coureur. Outre les chiffres, ils diffèrent suivant plusieurs critères, comme le niveau ou l’âge des participants (couleurs ou polices spécifiques généralement).

Bien organiser une course imposera donc de trouver une stratégie particulière pour les dossards. Mais si leur conception est relativement facile, la tâche se complique au moment de leur attribution et de leur distribution.

En principe, les dossards seront préparés après la fermeture des inscriptions, lorsque le nombre exact des coureurs sera connu.

Il s’agira ensuite de catégoriser ces derniers selon les critères prédéfinis (âge, distance à parcourir, sexe, etc.) et d’octroyer à chacun un numéro.

Des logiciels dédiés permettent d’automatiser l’attribution et de générer des fichiers qui faciliteront la distribution.

B – Combien de types de fichiers créer et comment les utiliser ?

Afin de ne pas se compliquer davantage la tâche, il est préférable de miser sur 3 modèles de fichiers :

• Le premier sera destiné à un affichage sur les lieux de retrait des dossards, à l’adresse des coureurs. Il est recommandé d’établir un listing par ordre alphabétique, et de le découper en plusieurs groupes suivant le nombre de guichets de distribution des dossards. Cette mesure facilitera l’orientation des athlètes (par exemple guichet 1 : numéros 1 à 199, guichet 2 : numéros 200 à 399, et ainsi de suite)
• Le second sera destiné aux responsables de la distribution. Un listing par numéro simplifiera leur travail.
• Le dernier sera mis à la disposition des chronométreurs.

Prenez soin de ne générer ces fichiers qu’une fois les inscriptions définitivement closes, y compris celles en ligne. Cette précaution vous évitera d’avoir à procéder à des remaniements des listes.

Pensez à confier la distribution à des personnes capables de travailler sous pression, car elles devront procéder à la fois rapidement et méthodiquement.

Enfin, l’organisation d’un événement running nécessite la vérification de la validation ou non des dossiers médicaux et des licences. Vous avez donc intérêt à prévoir un guichet « litige » pour les coureurs, dont le dossier n’a pas été validé.

Cette situation devra être signalée dans une colonne de chaque liste pour éviter les accidents dus à un état de santé défaillant. Les coureurs concernés devront être redirigés vers des responsables.